Regel- und Policy-basiertes E-Mail-Management

Der Einsatz von MailProtect ermöglicht es, den Mail-Verkehr auf IBM Domino Servern zu überwachen und dem Administrator Informationen und Eingriffsmöglichkeiten zu geben. Dies geschieht durch die Echtzeit-Prüfung der E-Mails anhand konfigurierbarer Regeln. Das Regelwerk besteht aus einer umfangreichen Sammlung bereits komplett vordefinierter Regeln für das E-Mail Management, z.B. Intern/Extern, Domäne, Virenprüfergebnis und vieles mehr. Zusätzlich können auf der Basis der Formelsprache eigene Regeln erstellt und verwendet werden. Entsprechend dem Ergebnis werden geprüfte E-Mails weitergeleitet oder ein “Mail-Service” zum Auslösen bestimmter Aktionen aufgerufen, z.B. Mail Deny/Allow, Redirection, Compression und viele andere.

Attachment Management – Filterung und Kompression

Dateianhänge in E-Mails werden anhand vorgegebener Kriterien (z.B. Größe, Dateiformat, Anzahl der Empfänger) geprüft und gefiltert. Dateiformate werden über Endungen und/oder mitgelieferte Dateisignaturen identifiziert. Die Dateien können auf Basis von definierbaren Regeln im ZIP-Format gepackt oder entpackt werden.

Warum Attachment Management mit MailProtect?

  • Einsparung von Speicherkapazitäten durch Größenbeschränkung und Komprimierung
  • Vermeidung von nicht geschäftsrelevanten Dateianhängen (Spiele, Bilder, Spaßpräsentationen)
  • Hoher Wirkungsgrad durch Erkennung der Dateiformate über Dateisignaturen
  • (Ent-)Packt Dateien automatisch auf Basis von definierbaren Regeln (Format kompatibel zu BCC Zip)

Disclaimer Management und E-Mail Signaturen

Absenderinformationen bei E-Mails haben zum einen rechtliche Vorgaben zu erfüllen, andererseits stellen diese ein Instrument dar, die Corporate Identity des Unternehmens zu transportieren. Beide Anforderungen können nur mit Hilfe einer zentralen Steuerung von Benutzersignaturen erreicht werden. MailProtect ermöglicht zentrales Management von Mitarbeiter-Signaturen, sowie jeder Art rechtlicher und werblicher Disclaimer. Dazu werden dynamisch berechnete oder statische Abschnitte regelbasiert in ausgehende E-Mails eingefügt. Neben der besonders einfachen Pflege bietet das Produkt State-of-the Art Funktionen, z.B freie Gestaltung mit HTML und Grafiken, beliebige Informationen aus dem Domino Directory, unbegrenzt viele und bei Bedarf zeitgesteuerte Signatur-Abschnitte, sowie automatische Generierung von vCards und QR-Codes.

Warum Disclaimer Management mit MailProtect?

  • Einheitliche Benutzersignatur entsprechend Ihrem Corporate Design
  • Keine lokale Pflege innerhalb der Lotus Notes Clients mehr
  • Flexible Gestaltung mit Rich Text, inklusive HTML und Grafiken
  • Automatisierte Erzeugung von vCards und/oder QR Code
  • Einfache Realisierung von zeitgesteuerten Marketingaktionen
  • Einhaltung formaler Anforderungen (Handelsbrief)

Abwesenheitsmanagement

Der Service bietet umfassende Funktionen für Vertretungsregelungen und zentrales Abwesenheitsmanagement in Notes und Domino Umgebungen. Es erlaubt eine regel- und zeitbasierte Umleitung von E-Mails zu jeweiligen Stellvertretern oder Mail-In-Boxen, automatische Generierung frei konfigurierbarer Antwort-E-Mails wie z. B. Abwesenheitsinformationen oder Empfangsbestätigungen. Da der Informationsbedarf nach außen ein anderer ist, als innerhalb eines Unternehmens, können parallel unterschiedliche Vorgaben für interne und externe Kommunikationspartner definiert werden. Die intelligente zentrale Administration, die Anbindungsmöglichkeit an interne Informationssysteme wie Foconis oder Cosmos und serverbasierte Ausführung entlastet erheblich die Domino Administration und reduziert die Betriebskosten.

Warum Abwesenheitsmanagement mit MailProtect?

  • Realtime Out of Office Management
  • Flexible Konfiguration aller notwendiger Einstellungen
  • Berechtigungskonzept für individuelle sowie zentrale Pflege
  • Individuelle Benachrichtigungstexte mit Variablen für sämtliche Felder der eingehenden E-Mails
  • Aussagekräftige Reports für Benutzer nach Rückkehr
  • Zentrale Kontrolle für interne und externe Weiterleitungen und Benachrichtigungen

Compliance und Archivierung

MailProtect erlaubt die Umsetzung von Compliance-Vorgaben durch automatische Signaturgesetz-konforme Archivierung sowie Kategorisierung des gesamten E-Mail-Verkehrs. Es ermöglicht sowohl die Archivierung in Lotus Notes Datenbanken als auch die Übergabe an Archivierungssysteme wie z. B. Centera. Mit der neuen ArchiveBridge-Funktion ist die Anbindung an Enterprise-Content-Management-Systeme wie Windream, Saperion oder IBM CommonStore möglich.

Warum Archivierung mit MailProtect?

  • Umsetzung, Dokumentation und Überwachung der E-Mail Policy
  • Zentrale, regelbasierte Archivierung
  • Revisionssichere Dokumentation der Konfigurationsänderungen
  • Flexible Anbindung von bestehenden Archiv- und ECM-Systemen

Viren- und Spamschutz

Neben dem Basis-Viren- und Spamschutz bietet MailProtect Module für Integration von weiteren Lösungen mit Avira AntiVirus und SpamProtect Modulen.

Secure Messaging

Klassische E-Mail-Verschlüsselung und digitale Signatur wird mit MailProtect Secure Mail Modul realisiert.

Instant Encryption

Als ein alternatives Verfahren für Secure Messaging ohne Zertifikatsverwaltung bietet MailProtect die Instant Encryption Technologie.