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Die Herausforderung

Viele Unternehmen suchen momentan nach einer Lösung, wie sie Ihre HCL Domino Datenbanken zukünftig in einer modernen Umgebung, flexibel und ohne HCL Domino Server, weiternutzen können. Was in der Theorie recht einfach klingt, führt in der Praxis schnell zu Problemen.

Notes Mail-Datenbanken, Mail-In-Datenbanken und Notes Mail-Archive lassen sich meistens mit überschaubarem Aufwand archivieren. Diese müssen nicht in ein neues Zielsystem transformiert werden, da ihre Inhalte aus rechtlichen und/oder informatorischen Gründen weiterhin „nur“ zur Verfügung stehen müssen. Dagegen sind unternehmenskritische Domino Anwendungen, die produktiv genutzt werden, und deren Inhalte ebenfalls aus rechtlichen und/oder informatorischen Gründen weiterhin zur Verfügung stehen müssen, oft nur mit erheblichem Aufwand nachzubauen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen, die Notes bereits seit Jahren ablösen wollen, noch immer Domino Datenbanken nutzen.

 

Die Lösung

Mit BCC ActiveArchive bieten wir eine serverbasierte-Lösung, mit der Sie intuitiv historische E-Mail-Datenbanken und Notes Dokumente aus Applikationen archivieren und operative Daten in eine Vielzahl von Zielformaten, wie z.B. Microsoft SharePoint oder SQL, transformieren können.

Dabei werden alle für Sie wichtigen Schlüsselthemen behandelt: Wir führen eine vollständige Bestandsaufnahme durch und analysieren, wie viele Lotus Notes Datenbanken Sie haben. Wir prüfen, wie groß Ihre Datenbestände und die Dateianhänge sind und wer diese Datenbanken noch nutzt. Und erstellen dann einen genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Plan und erklären Ihnen detailliert, wie Archivierung und Transformation ablaufen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Daten sicher in Archiven ablegen und wie Sie auf die archivierten Daten zugreifen können. Wir erklären Ihnen, wie die Aufbereitung der Daten für neue Zielsysteme funktioniert und wie sie die Daten bestmöglich in Microsoft SharePoint, SQL-Datenbanken oder Low-Code-Applikationen wie Microsoft Power Apps und Mendix weiternutzen können. Und natürlich gehen wir darauf ein, wie Sie dabei die DSGVO-Anforderungen einhalten und einen revisionssicheren Zugriff auf Lotus Notes Daten im Archiv oder in der neuen Zielplattform sicherstellen.

 

Das Produkt

Fast, easy and secure! ActiveArchive wandelt jede Notes-Anwendung, komplett mit standardisierten Ansichten, in ein mit Webbrowsern kompatibles Format um. Ihre Benutzer können mit jedem beliebigen Webbrowser im "ReadOnly"-Modus auf die Inhalte zugreifen.

Die Software integriert nahtlos Ihre Corporate Identity über CSS-Designdateien und sorgt so für ein harmonisches Erscheinungsbild mit bestehenden Browseranwendungen.

Darüber hinaus arbeitet ActiveArchive automatisch. Es wertet das Design Ihrer Anwendungen und Notes-Dokumente durch eine integrierte Analyse aus, so dass für Sie kaum manuelle Anpassungen am Design oder der Programmierung erforderlich sind.

Mit ActiveArchive lassen sich Ihre archivierten Daten problemlos in neue Zielsysteme wie Microsoft SharePoint, SQL-Datenbanken und Low-Code-Anwendungen wie Microsoft Power Apps und Mendix integrieren und nutzen.

 

Die Vorgehensweise

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Damit Sie immer den Überblick behalten, gehen wir bei der Archivierung und Transformation klar strukturiert vor. Mit unserem innovativen BCC Vorgehensmodell migrieren wir Ihre Daten in nur vier Schritten:

  1.  Analyse der vorhandenen Domino Anwendungen
  2.  Bewertung und Einstufung der Applikationen
  3.  Archivierung der historischen Daten
  4.  Tranformation der operativen Daten

Hier lernen Sie das Vorgehensmodell im Detail kennen.

 

Die Mehrwerte

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Die einfache Benutzung und die Einhaltung der bestehenden Sicherheitsanforderungen, der Verschlüsselung sowie der Datenschutzanforderungen sind nur einige der Mehrwerte, die unser Produkt ActiveArchive so einzigartig machen.

Hier lernen Sie alle Mehrwerte im Detail kennen.

 

Die Zielsysteme

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ActiveArchive bietet Ihnen die größtmögliche Flexibilität bei der Wahl der Zielsysteme und -formate. Viele unserer Kunden wählen eine Archivierung in HTML, da es sich um einen offenen, universell nutzbaren Standard handelt, der sich auch später noch in andere Applikationen migrieren lässt. Um einen gleichen Sicherheitstandard im Ziel- und im Quellsystem sicherzustellen, werden verschlüsselte Notes Dokumente in PDF oder PDF/A inklusive Verschlüsselung archiviert. Als Zielsysteme stehen mehrere zukunftssichere Plattformen zur Verfügung. ActiveArchive kann die Daten in Microsoft SharePoint, SQL-Datenbanken und alle vom Domino Server erreichbaren File-Systeme transformieren.

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Funktionen von BCC ActiveArchive

Leistungsmerkmale

  • Einhaltung der Geschäfts- und Compliance-Anforderungen für den kontinuierlichen Zugriff auf Anwendungsdaten.
  • Nahtloser Transfer vom HCL Domino Server zum Browser.
  • Verwendung von CSS-Stylesheets für die Konvertierung von Dokumenten und Ansichten.
  • Domino Server-basierte Konvertierung von Notes-Anwendungen.
  • Flexible Steuerung von einmaligen Aufgaben oder regelmäßigen Konvertierungsläufen.
  • Profilbasierte Selektion der zu konvertierenden Dokumente nach Erstellungszeitpunkten, Dateitypen und Ersteller.
  • Flexible Definition des Dateipfads.
  • Kein Webserver erforderlich, Bereitstellung aller Dokumente direkt vom Brower auf dem Client.
  • Export der Anwendungsdaten in PDF/A-Dateien.

Release Notes

BCC ActiveArchive Release 4.1.0.0 vom 02 01.2024
In der Version 4.x sind folgende neue Funktionalitäten eingebaut worden.

SPR Information Version
AA-1646 Standard-Stylesheet German:
Neben dem „BCC Default Stylesheet“ gibt es zusätzlich eine deutsche Variante.
Bei Update muss das Stylesheet aus der Schablone in die bestehende Datenbank kopiert werden.
4.0.0
AA-1646 Sortierung und Gruppierung von Ordnern in der Navigationsleiste:
Unter Archive → Ordneroptionen können die zu exportierenden Ordner angegeben werden. Für die Gruppierung kann ein Separator angegeben werden.
4.0.0
AA-1670

Temp-Box:
Bei den Einstellungen zur temporären Datenbank können jetzt folgende Einstellungen vorgenommen werden:

  • Bevorzugte Design-Elemente Notes oder Web
  • Bevorzugte Sprache
  • Bevorzugte Region

Diese Einstellungen und die Einstellungen im HTML-Setup werden nur für Felder in Masken und Teilmasken verwendet, nicht für berechnete Texte, statische Texte oder Rich-Text-Inhalte.

4.0.0
AA-1255 Archivierung in SQL-Tabellen:
Um Daten in anderen Applikationen weiter zu bearbeiten können Felder aus Notes-Datenbanken in SQL-Datenbanken transferiert werden.
Der SQL Exporter verwendet 64-Bit-Windows-ODBC-Treiber und Einstellungen.
4.0.0
AA-1827 Archivierung in SharePoint Unterordner:
Mithilfe eines neuen Service Templates können Anhänge nach SharePoint Seite/Bibliotheken oder nach OneDrive exportiert werden.
Dabei werden die definierten Meta-Daten in SharePoint-Listen exportiert.
4.0.1.0
AA-1541 Berechtigungen können auf den Windows-Ziel-Ordner gesetzt werden. Die Einstellungen sind losgelöst von den Dokument-Berechtigungen und können separat gesetzt werden. 4.1.0.0

 

Sicherheits-Update

Das Open-Source-Projekt curl hat am 11. Oktober 2023 zwei Sicherheitslücken in der libcurl-Bibliothek entdeckt und empfiehlt allen Benutzern, die neueste Version dieser Bibliothek zu verwenden.

BCC nutzt die Open-Source-Bibliothek curl (oder libcurl) in vielen seiner Produkte. Diese Bibliothek wird von unseren Produkten bei der Übertragung von Daten über HTTP oder HTTPS verwendet. Das Open-Source-Projekt curl hat eine neue Version (8.4.0) angekündigt, mit der die festgestellten Sicherheitslücken geschlossen werden.

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass die neuesten Versionen unserer Produkte alle die Version 8.4.0 von curl verwenden werden, die von der Sicherheitslücke nicht betroffen ist. Die Version ActiveArchive 4.1.0.0 steht ab sofort auf unserer Download-Website zur Verfügung.

Weitere Einzelheiten zu den Sicherheitslücken finden Sie auf curl.de und intruder.io.

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