BCC Affirmatic - Lifecycle Management

Optimieren Sie Ihre Microsoft 365-Umgebung mit automatisiertem Lifecycle Management. Definieren Sie die Lebenszyklen von Objekten, legen Sie Ablaufdaten fest und automatisieren Sie die Archivierung. So verhindern Sie Wildwuchs und optimieren den digitalen Arbeitsbereich.​

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Szenario

IIn vielen Unternehmen kann die Erstellung und Verwaltung von M365-Objekten wie Teams, SharePoint-Sites, Gruppen und auch Gastbenutzern schnell außer Kontrolle geraten. Ohne einen strukturierten Ansatz haben die alle Mitarbeiter die Möglichkeit, Objekte unkontrolliert erstellen, was zu Duplikaten, nicht sauber verwalteten und inaktiven Objekten führt. Dies kann zu einem Mangel an Transparenz darüber führen, wie viele M365-Objekte vorhanden sind, wer Zugriff hat und wer für sie verantwortlich ist, was letztlich wiederum die Effizienz und Sicherheit beeinträchtigt.

Unsere Lifecycle-Management-Features helfen dabei, die Ausbreitung von Containern zu verhindern und die Governance-Workflows zu optimieren, sodass weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind.

BCC Affirmatic Expiry Date Screenshot

1. Ablaufdaten

Lifecycle definieren

Legen Sie für jedes M365-Objekt ein klar definiertes Ablaufdatum fest und bestimmen Sie, was nach dem Ablauf geschieht:

  • Sperren: Weitere Änderungen einschränken.
  • Archivieren: Verschieben Sie das Objekt zur langfristigen Aufbewahrung in ein Archiv.
  • Löschen: Entfernen Sie das Objekt dauerhaft.

Flexible Settings

Apply lifecycle management individually to each object or use templates to ensure consistent governance approach across multiple M365 objects.

2. Zugriffsüberprüfungen und Benachrichtigungen

Proaktive Benachrichtigungen

Senden Sie Benachrichtigungen per E-Mail und Teams an Eigentümer, Mitglieder oder bestimmte Personen, wenn sich ein Objekt seinem Ablaufdatum nähert oder bereits abgelaufen ist.

Umsetzbares Feedback

Die benachrichtigten Personen können die notwendigen Maßnahmen ergreifen, und z. B. die Lebensdauer des Objekts verlängern und damit sicherstellen, dass wichtige Daten entsprechend den Vorgaben aufbewahrt werden.

BCC Affirmatic Access Reviews Screenshot
BCC Affirmatic Scheduled Execution Screenshot

3. Geplante Ausführung

Automatisierte Archivierung

Automatisieren Sie die Archivierung von Objekten auf der Grundlage von Inaktivität während eines bestimmten Zeitraums oder auf der Grundlage anderer benutzerdefinierter und organisatorischer Datenfilter.

Zukünftige Anforderungen

Erlauben Sie Benutzern, Anfragen zu stellen, die zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt werden. So gewährleisten Sie eine fristgerechte und organisierte Umsetzung.

Durch die Integration dieser Lifecycle-Management-Features stellt Affirmatic sicher, dass Ihre Microsoft 365-Objekte - Teams, SharePoint-Sites, Gruppen, Entra-User, Gastbenutzer und Shared Mailboxes - effizient verwaltet werden. So behalten sie die Kontrolle, steigern die Produktivität und  steigert und halten die Governance-Richtlinien ein.

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Über :
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M365 Dienste & Objekte / Features

  • Erstellen und Verwalten von Teams: Effizientes Erstellen und Verwalten von Microsoft Teams für eine optimierte Zusammenarbeit mit vordefinierten Konfigurationen.
  • Verzeichnis-Übersicht: Laden Sie ein umfassendes Verzeichnis aller Teams und Kanäle.
  • Automatisierte Verwaltung: Konfigurieren Sie Auslöser für automatisierte Governance-Aktionen.
  • Erstellen und Verwalten von SharePoint: Erleichtern Sie die Erstellung und Verwaltung von gruppengebundenen und einzelnen SharePoint-Sites.
  • Zentralisierte Verwaltung: Verwalten Sie SharePoint-Sites und OneDrive-Speicher zentral.
  • Site- und Speicherübersicht: Laden Sie einen Überblick über alle Sites und die Speichernutzung.
  • Konsistente Richtlinien: Wenden Sie einheitliche Governance-Richtlinien an.
  • Erstellung und Verwaltung von Gruppen: Erleichtern Sie die Erstellung und Verwaltung von Microsoft 365-Gruppen.
  • Gruppenverzeichnis: Laden Sie ein Verzeichnis aller Gruppen und deren Status.
  • Automatisierte Verwaltung: Richten Sie Auslöser für automatische Governance-Aktionen für die folgenden Gruppentypen ein:
    • Sicherheitsgruppen
    • E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen
    • Verteilergruppen
    • Microsoft 365-Gruppen
    • Teams
  • Mailbox-Verwaltung: Erstellen und verwalten Sie Shared Mailboxes in verschiedenen Tenants.
  • Mailbox-Übersicht: Laden Sie einen Überblick über Postfachaktivitäten und -speicher.
  • Governance-Auslöser: Konfigurieren Sie Auslöser für automatische Governance-Aktionen.
  • Entra-User erstellen: Erleichtern Sie die Erstellung von Entra-Usern mit Business Ownern und Genehmigungsworkflows.
  • Identitäts- und Zugriffsmanagement: Verwalten Sie Benutzeridentitäten einschließlich Lizenzen und Zugriffsrechten.
  • Benutzerverzeichnis: Laden Sie ein Verzeichnis aller Benutzer und ihrer Organisationsabteilungen.
  • Automatisierte Verwaltung: Konfigurieren Sie Auslöser für automatisierte Governance-Aktionen.
  • Verwaltung des Gastzugangs: Erstellen und verwalten Sie den Zugang von Gastbenutzern, Berechtigungen und Domains.
  • Gast-Verzeichnis: Laden Sie einen Überblick über alle Gastbenutzer und ihre Aktivitäten.
  • Benutzerdefinierte Richtlinien: Wenden Sie benutzerdefinierte Richtlinien für externe Benutzer an.

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