Damit Sie immer den Überblick behalten, gehen wir bei der Archivierung und Transformation klar strukturiert vor. Mit unserem innovativen BCC Vorgehensmodell migrieren wir Ihre Daten in nur vier Schritten.
Im ersten Schritt des Vorgehensmodells erstellen wir eine Analyse der vorhandenen Domino Anwendungen.
Mit dem BCC Analyser lesen wir alle Notes Applikationen aus, ermitteln die Anzahl, die Owner und werten das Nutzerverhalten aus – gibt es noch viele Zugriffe auf die Applikation? Wer greift darauf zu?
Wir analysieren die Anhänge – gibt es Attachments? Wenn ja, wie viele? In welcher Form und welchem Format liegen diese vor? Sind sie beschädigt oder verschlüsselt?
Zum Abschluss wird Ihnen die detaillierte Auswertung vom BCC Analyser über eine Notes-Datenbank, eine SQL-Tabelle oder in Excel oder Power BI zur Verfügung gestellt.
Im nächsten Schritt bewerten wir die Daten gemeinsam mit Ihnen und sprechen eine Handlungsempfehlung aus. Dabei orientieren wir uns am Gartner TIME Modell und stufen Ihre Daten in folgende Kategorien ein:
T: Tolerate
Daten, die Sie behalten und weiter operativ nutzen wollen. Die können Sie z. B. mit HCL Nomad über den Notes-Browser bedienen. Die Nutzung von HCL Nomad erfordert ein Update auf Domino 12. Nomad sorgt dafür, daß Ihre Notes Applikationen operativ und funktional im Browser bedient werden können, dass Workflows funktionieren, Ansichten und Dokumente wie gewohnt verfügbar sind und Genehmigungsverfahren weiterhin funktionieren. Und das alles ohne Notes-Client.
Eine spannende Lösung für alle, die ihre Notes Maildatenbanken bereits migriert haben und jetzt Microsoft Outlook verwenden. Und die einen Notes-Clients nur noch brauchen, um die Notes Applikationen zu bedienen.
I: Invest
M: Migrate
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E: Eliminate
In diese Kategorie fallen die Daten, die zur Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien (z. B. gesetzlichen Aufbewahrungsfristen) aufbewahrt werden müssen, und auf die Sie weiterhin zu Informations- und Recherchezwecken zugreifen müssen. Für diese „historischen Daten“ empfehlen wir eine Archivierung z. B. in HTML oder PDF.
Daten, die redundant sind oder die nicht mehr aus rechtlichen oder anderen Gründen benötigt werden, können auch endgültig gelöscht werden.
Nach der Analyse und Bewertung, folgt Schritt 3, die Archivierung der Daten, die nicht aktiv weiterwendet werden sollen sondern für Informations- und Recherchezwecke bzw. zur Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien aufbewahrt werden müssen.
Dazu lesen wir die Domino catalog.nsf aus, konfigurieren die Archiv-Jobs in der Anwendung und führen die Archivierung nach den von Ihnen gewählten Parametern durch.
Nach Abschluß der Archivierung erhalten Sie ein detailliertes Archivierungsprotokoll mit allen relevaten Informationen.
Sie können Ihre Daten auch transformieren und in neuen operativen Zielsystemen weiterverwenden.
ActiveArchive bietet Ihnen eine große Flexibilität bei der Wahl der Zielsysteme und -formate. Wir transfomieren Ihre Daten inklusive Dokumentendetails, Dateianhängen, Metadaten, Zugriffsrechten und Aufbewahrungsfristen ganz nach nach Ihren Anforderungen in Microsoft SharePoint-Ordner und -Listen oder in SQL-Tabellen.
Oftmals geht die Transformation mit einer funktionalen Neuentwicklung der zukünftig verwendeten Applikation einher. Populäre Lösungen sind Low Code Apps wie Microsoft Power Apps oder Mendix. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl und Entwicklung der richtigen Lösung und stellen sicher, dass Ihre Daten passgenau in die neuen Zielsysteme transformiert werden.
Sprechen Sie uns an. Mit der Analyse und Bewertung erhalten Sie ein umfassendes Bild Ihres bestehenden Notes Datenbestands. Gemeinsam mit Ihnen besprechen wir die weitere Vorgehensweise und legen detailliert fest, welche Daten archiviert und transformiert werden sollen.
