BCC Domino Analyser

Die Herausforderung
Die Verwaltung und Analyse von E-Mail- und Anwendungsdaten in HCL Domino-Umgebungen stellt eine große Herausforderung dar. Unternehmen haben mit übergroßen und veralteten Datenbanken zu kämpfen, die Systemleistung und Compliance beeinträchtigen. Die fehlende Möglichkeit, diese Daten effektiv zu analysieren und zu verstehen, erschwert strategische IT-Entscheidungen, einschließlich wichtiger Migrationen und Upgrades. Darüber hinaus erhöhen ständig wachsende Anforderungen der DSGVO die Komplexität bei der sicheren Verwaltung sensibler Daten, ohne den Nutzwert der Daten einzuschränken.

Wir stellen die Lösung vor: BCC Analyser für Domino 
BCC Analyser for Domino ist eine Servererweiterung, die diese Herausforderungen direkt angeht, indem sie umfassende Einblicke in Domino Applications und Domino Mail Daten bietet. Für Domino Mail bietet er detaillierte Größeninformationen für jedes Dokument und vollständige Metadatenberichte für alle Anhänge. Darüber hinaus werden für eine verbesserte Sicherheitsanalyse statistische Daten über den Prozentsatz der verschlüsselten Mails extrahiert. Bei Anwendungen geht Domino Analyser noch tiefer und liefert Details auf Formular- und Feldebene, um eine gründliche Datenverwaltung und -optimierung sicherzustellen.

Wie funktioniert es? 
Die folgenden Schritte werden bei der Analyse Ihrer Domino-Umgebung durchgeführt.

1) Datenerfassung

• Als Server-Erweiterung scannt BCC Analyser automatisch alle Dokumente in Domino Mail-Dateien und Anwendungen.
• Er sammelt umfassende Metadaten von jedem Dokument, die für eine detaillierte Analyse entscheidend sind.

2) Datenspeicherung

• Die gesammelten Daten werden systematisch in einer SQL-Datenbank gespeichert, die sowohl mit dem MS SQL- als auch dem SQLite-Format kompatibel ist.
• Für jedes Dokument in der Datenbank werden die folgenden Informationen erfasst:
  • Name des verwendeten Formulars.
  • Erstellungs- und Änderungsdatum.
  • Status des „soft delete“, der angibt, ob das Dokument vorübergehend entfernt wurde.
  • Größe des Dokuments in Bytes.
  • Verschlüsselungsstatus des Dokuments.
  • Ein eindeutiges Identifizierungsmerkmal für jedes Dokument.

3) Details zu Anhängen

• Detaillierte Metadaten für jeden Anhang in den Dokumenten werden ebenfalls erfasst, darunter:
  • ID des übergeordneten Dokuments.
  • Typ des Anhangs (z.B. PDF, MP4, DOCX).
  • Größe des Anhangs in Bytes.

4) Optionale Datenerfassung

• Wenn diese Option aktiviert ist, werden zusätzliche „Namens“-Felder, wie z.B. Absender-E-Mail, Empfänger-E-Mail und cc-Adressen, in einer separaten Tabelle erfasst, die weitere Datenebenen enthält.

5) Datenanalyse und Berichterstellung

• Domino-Formeln können für jedes Dokument ausgewertet werden, die Ergebnisse werden in der Datenbank gespeichert.
• Diese Daten können dann mit SQL-Reporting-Tools analysiert oder mit Business Intelligence-Plattformen wie PowerBI visualisiert werden.
• Das System unterstützt die automatische FTP-Übertragung der Datenbank auf andere Server zur zentralen Verwaltung oder zu Sicherungszwecken.

6) Compliance und Sicherheit

• Um die GDPR-Anforderungen zu erfüllen, kann BCC Analyser sensible Informationen wie Datenbanknamen und Empfängerdetails anonymisieren, während wichtige Größen- und Altersdaten für Compliance-Berichte beibehalten werden.

Ergebnis
Mit BCC Analyser werden alle gesammelten Daten strukturiert und effizient gespeichert, so dass sie für eingehende Analysen und Berichte leicht zugänglich sind. Dieser optimierte Arbeitsablauf ermöglicht es Unternehmen, Rohdaten aus Domino-Umgebungen in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln und so bessere Entscheidungen für Systemoptimierungen, Migrationen und Compliance-Strategien zu treffen.