ÜBER DEN KUNDEN

World Vision International blickt auf eine lange Geschichte zurück, in der die Organisation Maßnahmen ergriffen hat, die die Welt verändern. Der Schwerpunkt liegt darauf, den am stärksten benachteiligten Kindern an den schwierigsten Orten dabei zu helfen, Armut zu überwinden und ein erfülltes Leben zu führen. Der ganzheitliche Ansatz umfasst die Bereiche Wasserversorgung, Gesundheitsversorgung, Bildung, Kinderschutz und Einkommensförderung mit dem Ziel, jedem Kind die Möglichkeit zu geben, sein Potenzial voll auszuschöpfen.

In fast 100 Ländern arbeiten die Unterstützer, Freiwilligen und Führungskräfte vor Ort gemeinsam daran, das Leben von Kindern zu verändern: Sie sammeln Spenden und sensibilisieren die Öffentlichkeit in den wohlhabendsten Ländern der Welt, während sie gleichzeitig in einigen der fragilsten Regionen der Welt Hilfe leisten.

„Viele der anderen Lösungsanbieter, mit denen wir zusammengearbeitet haben, hätten bestimmte Anforderungen wie Kalenderfunktionen und verschlüsselte E-Mails nicht berücksichtigt, aber BCC war in der Lage, diese Anforderungen zu erfüllen. Insgesamt haben sie einen Plan erstellt, der den Weg vom Proof-of-Concept über die Pilotphase bis hin zur Produktivphase abdeckt und den wir befolgen und bei Migrationen zu verschiedenen Mandanten wiederholen konnten. Was ich bei einem Partner im Gegensatz zu einem Anbieter schätze: Sie haben unsere Situation verstanden, waren immer bereit zuzuhören und haben nie angenommen, dass Sie mehr über unsere Umgebung wüssten als wir selbst.“

Joe Hermida · Abteilungsleiter für Kollaboration, World Vision International 

 

HERAUSFORDERUNG & HINTERGRUND

World Vision musste rund 32.000 Postfächer und Kalender migrieren, wobei in der Ausschreibung das Volumen der zu migrierenden E-Mail-Daten auf etwa 80 TB geschätzt wurde. Die Migration musste bis September 2020 abgeschlossen sein, doch die Ausschreibung wurde erst im Dezember 2019 veröffentlicht, sodass nur ein kurzes Zeitfenster zur Verfügung stand.

Die Organisation ist weltweit verteilt, wobei sich die Daten in 90 verschiedenen Ländern befinden. Ihre Arbeit bestand darin, mit den wohlhabendsten Nationen der Welt zusammenzuarbeiten, um Spenden zu sammeln und das Bewusstsein zu schärfen, während sie gleichzeitig in Ländern mit der schlechtesten Infrastruktur und dem größten humanitären Bedarf tätig war. Die Internetverbindung in den einzelnen Büros reichte von ausgezeichnet bis nicht vorhanden, was bedeutete, dass an einigen Standorten eine Offline-Datenübertragung erforderlich war. Hinzu kam, dass die Migration auf dem Höhepunkt der Pandemie stattfand und drei World-Vision-Büros ohnehin geschlossen und verlegt wurden, wobei ihre Daten noch vor der Schließung migriert werden mussten.

Die meisten Mitarbeiter arbeiteten von zu Hause aus oder hatten nur sehr eingeschränkten Zugang zu den Büros; in einigen Ländern war es den Mitarbeitern sogar gänzlich untersagt, das Büro zu betreten. In einem Land wurde aufgrund politischer Unruhen der Internetzugang landesweit abgeschaltet; in einem anderen kam es zu einem Militärputsch, und in weiteren Ländern kam es zu zeitweiligen Stromausfällen. Aufgrund dieser komplexen Umstände startete das Projekt erst vier Monate vor dem geforderten Umstellungstermin.

DIE LÖSUNG

BCC MigrationEngine for Mail: sicher, ausfallsicher und auf Skalierbarkeit ausgelegt

MigrationEngine for Mail ist sicher: Es ist keine zusätzliche Infrastruktur oder ein technisches Konto erforderlich, und das technische Personal hat während der Migration keinen Zugriff auf sensible Daten. Unabhängig davon, welche Herausforderungen auftraten – seien sie politischer Natur oder pandemiebedingt –, MigrationEngine for Mail hat stets zuverlässig funktioniert.

Angesichts der weltweiten Verteilung von World Vision war die Migration keineswegs so einfach wie ein Umzug von Büros, Abteilungen oder gar Ländern. Es wurde beschlossen, eine Auswahl der E-Mails für alle Nutzer innerhalb eines möglichst kurzen Zeitfensters zu migrieren. Die Analyse von BCC ergab, dass sich über 88 TB an Daten auf die 32.000 Postfächer und Kalender verteilten. Die Migration dieses Datenvolumens in einem „Big Bang“ wäre selbst unter optimalen Bedingungen eine Herausforderung gewesen, und angesichts der zusätzlichen erschwerenden Faktoren wäre dies eine nahezu unmögliche Aufgabe gewesen. Stattdessen wurde ein schrittweiser Ansatz vorgeschlagen. Das Projektteam bestand aus mehr als 25 Mitarbeitern von World Vision und BCC, die die Bereiche Infrastruktur, Tests, Kommunikation und Projektmanagement abdeckten.

In Absprache mit World Vision wurde beschlossen, die Migration in drei separate Phasen durchzuführen: Phase 1 umfasste die E-Mails der letzten vier Monate; Phase 2 umfasste E-Mails aus vier Jahren, die in das Office 365-Postfach migriert wurden; Phase 3 umfasste E-Mails, die älter als vier Jahre waren und in das Online-Archiv migriert wurden.

Angesichts der zusätzlichen Komplexität der Offline-Datenübertragung war es unerlässlich, dass das Team die E-Mails der Phase 1 für 27.000 Konten innerhalb des viermonatigen Zeitrahmens migrieren konnte, während gleichzeitig sichergestellt wurde, dass die Daten für die verbleibenden Phasen erfasst, validiert und – im Falle von Offline-Standorten – auf einen Staging-Server hochgeladen wurden.

Als intensiver Nutzer von AWS stellte World Vision für die Migration 11 virtuelle Maschinen bereit, wobei eine Instanz ausschließlich als Staging-Server für die Offline-Datenübertragung diente und auf den übrigen die Software „MigrationEngine for Mail“ lief. Die Nachverfolgung der Offline-Daten erforderte vom World-Vision-Team aufgrund ihrer geschäftskritischen Natur zusätzlichen Aufwand: Einige Sendungen verzögerten sich beim Zoll, andere wurden während des Transports beschädigt, und in einem Land wurde der Internetzugang aufgrund politischer Unruhen mitten in der Migration landesweit abgeschaltet. Diese Verzögerungen bedeuteten, dass das Projektteam flexibel bleiben und die verfügbaren Daten just-in-time migrieren musste.

ERGEBNISSE & MEHRWERT

Zum ersten Mal seit über einem Jahrzehnt ein einheitliches globales E-Mail-System

World Vision nutzt als Organisation nun weltweit zum ersten Mal seit über einem Dutzend Jahren ein einheitliches E-Mail-System – eine Veränderung, die die Arbeitsabläufe erheblich verbessert hat. Die Integration mit dem älteren E-Mail- und Kalendersystem war schon immer ein Problem gewesen und hatte globale Projekte und die Zusammenarbeit behindert. Da sich das Identitätsmanagement und andere Fachexperten nun auf eine einzige Produktpalette konzentrieren können, war die Organisation in der Lage, Projekte in Angriff zu nehmen, die zuvor blockiert waren, weil eine Offline- oder Vor-Ort-Konfiguration ein Hindernis darstellte.

Durch den Einsatz eines cloudbasierten Systems konnte World Vision schneller vorankommen – insbesondere angesichts der Pandemie – und so reaktionsfähiger bei der Bereitstellung von Fördermöglichkeiten und der Umsetzung neuer Initiativen agieren.

„Der Übergang vom Altsystem HCL Notes, das uns über 15 Jahre lang gute Dienste geleistet hat, hin zur neuen Welt der cloudbasierten Kollaborationssysteme wird uns dabei helfen, unsere finanziellen Mittel direkt auf unseren Auftrag zu konzentrieren. BCC hat uns dabei unterstützt, unsere alten E-Mail-Daten zu sichern und sie in der neuen Welt vollständig verfügbar zu machen.“

Joe Hermida · Abteilungsleiter für Kollaboration, World Vision International 

KUNDENPROFIL

World Vision blickt auf eine lange Geschichte zurück, in der die Organisation Maßnahmen ergriffen hat, die die Welt verändern. Der Schwerpunkt liegt darauf, den am stärksten benachteiligten Kindern an den schwierigsten Orten dabei zu helfen, die Armut zu überwinden und ein erfülltes Leben zu führen. Der ganzheitliche Ansatz umfasst die Bereiche Wasserversorgung, Gesundheitsversorgung, Bildung, Kinderschutz und Einkommensförderung mit dem Ziel, jedem Kind die Möglichkeit zu geben, sein Potenzial voll auszuschöpfen.

In fast 100 Ländern arbeiten die Unterstützer, Freiwilligen und Führungskräfte vor Ort gemeinsam daran, das Leben von Kindern zu verändern.