Wirtschaftsrat der CDU: Sicherer Gastzugriff in Microsoft 365 für 1.300 Gremienmitglieder

ZUSAMMENFASSUNG

Der Wirtschaftsrat der CDU e.V. (Wirtschaftsrat Deutschland) erarbeitet mit rund 13.500 Mitgliedern in über 100 Kommissionen Positionspapiere und Stellungnahmen. Die Zusammenarbeit lief über Dropbox, E-Mail und WhatsApp, später über weitergeleitete OneDrive-Links. Niemand hatte im Blick, wer auf welche Inhalte zugreift. Gemeinsam mit BCC baute der Verband ein Extranet auf Basis von Teams und SharePoint auf. Mit BCC Affirmatic führte er ein Gast-Management ein: Die IT gibt die Regeln vor, die Fachkommissionen verwalten ihre Gäste selbst. Vom Kickoff bis zum Go-live vergingen zwei Wochen.

ERGEBNISSE AUF EINEN BLICK

• Rund 1.300 aktive Gremienmitglieder in zwei Wochen als Gäste sicher angebunden
• 100 % MFA-geschützte Zugänge, automatische Sperre nach 90 Tagen Inaktivität
• Self-Service: Kommissionsleitungen laden direkt aus Microsoft Teams ein, ohne IT-Ticket
• Keine Zusatzlizenzen, weil das Extranet auf der vorhandenen Microsoft-365-Plattform läuft
• Zentrale Reports zeigen jederzeit, wer worauf Zugriff hat
• Grundlage für KI: Mitgliederumfrage und Copilot-gestützte Wissensdatenbank über alle Kommissionen

ÜBER DEN KUNDEN

Wirtschaftsrat der CDU: Politische Beratung auf höchstem Niveau

Der Wirtschaftsrat der CDU e.V. zählt mit rund 13.500 Mitgliedern aus Wirtschaft, Politik und Wissenschaft zu den großen wirtschaftspolitischen Vereinigungen in Deutschland. In mehr als 100 Bundesarbeitsgruppen, Landesfachkommissionen und weiteren Gremien erarbeiten über 1.300 aktive Mitglieder kontinuierlich Positionspapiere und Stellungnahmen. Rund 200 Mitarbeitende unterstützen diese Arbeit innerhalb eines eigenen Microsoft-365-Tenants.

Die digitale Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg ist dabei ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die IT-Sicherheit: Zugriffe müssen eindeutig zugeordnet, zeitlich begrenzt, jederzeit nachvollziehbar und zentral steuerbar sein. Externe Gäste dürfen ausschließlich auf die für sie vorgesehenen Inhalte zugreifen, Berechtigungen müssen bei Änderungen automatisiert angepasst und inaktive Zugänge konsequent entzogen werden.

Gerade bei vertraulichen Entwürfen, Positionspapieren und Stellungnahmen ist zudem entscheidend, jederzeit nachvollziehen zu können, wer auf welche Informationen zugreifen kann und ob diese Berechtigung weiterhin erforderlich ist. Unkontrollierte oder veraltete Zugriffe stellen daher nicht nur ein technisches Risiko dar, sondern berühren unmittelbar die Vertraulichkeit der politischen und verbandlichen Arbeit.

AUSGANGSLAGE & HERAUSFORDERUNG

OneDrive-Links, unkontrollierte Zugriffe – und ein wachsendes Sicherheitsrisiko

Die Zusammenarbeit mit den Mitgliedern erfolgte über Dropbox, E-Mail-Anhänge und WhatsApp und damit über Kanäle außerhalb der zentralen Steuerung durch die IT.
Auch nach der von BCC begleiteten Migration von Lotus Notes zu Microsoft 365 bestand weiterhin die Herausforderung, Zugriffe und Freigaben bei der Zusammenarbeit mit externen Personen einheitlich und nachvollziehbar zu steuern. Weitergeleitete OneDrive-Links und unterschiedliche Freigabeszenarien machten eine konsequente zentrale Kontrolle aufwendig. Bei mehr als 3.000 Veranstaltungen pro Jahr war eine manuelle Verwaltung der Zugriffsrechte durch die IT nicht praktikabel. Erforderlich war daher eine skalierbare Lösung, mit der Berechtigungen nach klaren Regeln gesteuert, Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet und Zugriffe transparent verwaltet werden können.

„Ohne klare Regeln und verbindliche Prozesse verliert man schnell den Überblick darüber, wer tatsächlich Zugriff auf unseren Tenant hat. Jeder unkontrollierte oder nicht nachvollziehbare Zugang zu unserem SharePoint stellt dabei ein potenzielles Sicherheitsrisiko und im schlimmsten Fall eine offene Hintertür in unsere IT-Infrastruktur dar.“

Benjamin Schliwka · IT-Bereichsleitung, Wirtschaftsrat der CDU e.V.

DER LÖSUNGSWEG

Extranet statt neuer Software: drei Optionen im Vergleich

Für die Zusammenarbeit mit den Kommissionen standen drei Wege zur Wahl:

Die Entscheidung fiel auf das Extranet: Entra ID und Multifaktor-Authentifizierung waren bereits vorhanden, und Gäste benötigen keine eigene Microsoft-365-Lizenz. Was fehlte, war ein sauberes Gast-User-Management.

DIE LÖSUNG

BCC Affirmatic: Strukturiertes Gast-Management in Microsoft 365 in Rekordzeit

Im Rahmen eines gemeinsamen Security Assessments empfahl BCC die Einführung von BCC Affirmatic. Der Ansatz ist dabei klar geregelt: Die IT definiert die verbindlichen Sicherheits- und Zugriffsregeln, die Fachkommissionen setzen diese innerhalb ihrer Verantwortungsbereiche um, und das System überwacht kontinuierlich deren Einhaltung.

Die technische Grundlage bildet Microsoft Entra ID. BCC Affirmatic überführt diese Vorgaben in den operativen Alltag und sorgt dafür, dass Berechtigungen, Zugriffe und Verantwortlichkeiten transparent, nachvollziehbar und kontrollierbar bleiben.

DAS REGELWERK: KONTROLLIERTER SELF-SERVICE

Eingeladen wird direkt aus Microsoft Teams. Jeder Gast erhält Begleitmail, Datenschutzerklärung, Vertraulichkeitsvereinbarung und MFA-Anleitung und unterzeichnet die Vereinbarungen vor der ersten Anmeldung. Kein Ticket, keine Wartezeit.

Die Herausforderung war enorm: In weniger als zwei Wochen mussten rund 1.300 aktive Gremienmitglieder als Gäste angelegt werden. Dank Affirmatic CustomAutomation+ ließ sich das im Bulk-Verfahren schnell und sicher automatisieren.

PROJEKTABLAUF: ZWEI WOCHEN VOM KICKOFF BIS ZUM GO-LIVE

„Die Einführung musste innerhalb eines sehr engen Zeitfensters von nur zwei Wochen umgesetzt werden. Umso wichtiger war eine klare Priorisierung und eine enge, lösungsorientierte Zusammenarbeit. Gemeinsam mit BCC konnten wir Lösungen entwickeln, die exakt auf unsere Anforderungen zugeschnitten waren und sich in dieser Form mit anderen Dienstleistern nicht hätten realisieren lassen.“

Benjamin Schliwka · IT-Bereichsleitung, Wirtschaftsrat der CDU e.V.

ERGEBNISSE & MEHRWERT

Mehr Sicherheit, mehr Zusammenarbeit – und eine Datenbasis für die Zukunft

Seit dem Go-Live werden bereits mehr als 25 Arbeitsgruppen sowie zwei übergreifende Omnibusse über BCC Affirmatic abgebildet. Zugriffe und Mitgliedschaften werden dabei nach klar definierten Regeln gesteuert.

Inaktive Gastzugänge werden nach 90 Tagen automatisch gesperrt. Gleichzeitig schaffen zentrale Reports jederzeit Transparenz darüber, welche Personen auf welche Inhalte und Bereiche zugreifen können. Damit werden Berechtigungen nachvollziehbar, kontrollierbar und dauerhaft übersichtlich verwaltet. Wie sich der Lebenszyklus von Gastkonten automatisieren lässt, zeigt unser Webinar M365-Gast-Benutzer-Lifecycle sicher automatisieren.

Der unerwartete Mehrwert: Eine wertvolle Datenbasis für KI

Weil alle aktiven Gremienmitglieder strukturiert im Tenant erfasst sind, konnte der Wirtschaftsrat direkt eine groß angelegte Mitgliederumfrage starten und mit Microsoft 365 Copilot eine Wissensdatenbank über alle Kommissionen aufbauen. Das Gast-Management in Microsoft 365 wurde so zur Voraussetzung für den sicheren Einsatz von KI.

NÄCHSTE SCHRITTE

Ausbau der Governance – PIM und Wissensdatenbank

Als Nächstes stehen der Ausbau der KI-gestützten Wissensdatenbank, die Einführung von Privileged Identity Management (PIM) für administrative Rollen und der Rollout von BCC Affirmatic an.

Sie planen ein ähnliches Vorhaben? Bewährte Vorgehensweisen für den eigenen Tenant fasst unser Whitepaper Gast-User-Management in Microsoft 365: Best Practices zusammen.

KUNDENPROFIL

Der Wirtschaftsrat der CDU e.V. ist mit rund 13.500 Mitgliedern aus Wirtschaft, Politik und Wissenschaft einer der großen wirtschaftspolitischen Verbände in Deutschland. In mehr als 100 Kommissionen auf Landes- und Bundesebene erarbeiten Mitglieder Positionen und Stellungnahmen zu zentralen wirtschaftspolitischen Fragen.