ÜBER DEN KUNDEN

Das Universitätsklinikum Bonn (UKB) zählt zu den führenden Universitätskliniken Deutschlands: 40 Kliniken und 34 Institute, rund 9.200 Mitarbeitende und über 500.000 Behandlungen pro Jahr, darunter rund 50.000 Notfallpatienten. Das UKB belegt in der Focus-Klinikliste den ersten Platz unter den Universitätskliniken in NRW und hat den zweithöchsten Case-Mix-Index Deutschlands.

Eine leistungsfähige, sichere E-Mail- und Groupware-Infrastruktur ist für ein Haus dieser Größe kein Nice-to-have, sondern die Grundlage für einen reibungslosen Klinikbetrieb: Tausende Mitarbeitende aus Medizin, Pflege, Verwaltung und Forschung müssen jederzeit zuverlässig kommunizieren und zusammenarbeiten können.

AUSGANGSLAGE & HERAUSFORDERUNG

Die Geschäftsführung des UKB traf die Entscheidung, das E-Mail-System zu modernisieren. Der Hauptgrund dafür war, das Mailsystem zukunftssicher zu machen. Auch Kosten- und Sicherheitsaspekte spielten eine Rolle, sodass man sich für den Umstieg auf Microsoft Exchange entschied. Gemeinsam mit ihrem IT-Geschäftspartner H&G machte sich das UKB auf die Suche nach einer geeigneten Lösung.

H&G wandte sich an BCC, um eine Lösung zu finden, mit der E-Mails und zusätzliche Inhalte wie Kalender, Kontakte und Aufgaben migriert werden können und die in der Lage ist, verschlüsselte E-Mails zu verarbeiten. Die Qualität und Geschwindigkeit der Migration war ebenfalls ein Faktor, ebenso die Notwendigkeit, das Migrationsprojekt so schnell wie möglich zu starten. Neben der Bereitstellung der Live-E-Mails in Exchange bestand zudem die Anforderung, die jahrelangen Archiv-Mails von HCL Domino zeitnah zu migrieren.

„Unser Erfolgsmodell: Exzellente technische Umsetzung von H&G gepaart mit hervorragendem Projektmanagement durch BCC. Seit einigen Monaten arbeiten wir nun komplett auf Microsoft Exchange mit Outlook als Front-End, vor allem wegen der hervorragenden Integrationsmöglichkeiten mit anderen Microsoft-Anwendungen. Diese Ergebnisse sind viel besser als geplant.“

Dirk-Oliver Granath Head of IT Service Department, Universitätsklinikum Bonn

DIE LÖSUNG

BCC MigrationEngine: Hochautomatisierte Migration mit über 25 Jahren Erfahrung

Die BCC MigrationEngine basiert auf über 25 Jahren Entwicklungserfahrung im Collaboration-Bereich. Das serverbasierte Tool ermöglicht eine hochautomatisierte, schnelle und sichere Migration von Mails, Kalendern, Kontakten und Aufgaben von und zu HCL Domino, Microsoft Exchange und Microsoft 365 Umgebungen.

BCC erstellte einen umfassenden Projektplan, der alle erforderlichen Aufgaben und BCC-Ressourcen für die Migration enthielt. Dieser wurde mit dem UKB geteilt, zusätzliche vom UKB geplante Aufgaben wurden in einem einzigen Projektplan zusammengefasst und während der Projektlaufzeit gemeinsam aktualisiert.

Die MigrationEngine ist eine serverbasierte Aufgabe, für die keine zusätzliche Infrastruktur oder technische IDs erforderlich sind. Das technische Personal hat während der Migration keinen Zugriff auf sensible Daten. Die MigrationEngine ist zudem hochgradig konfigurierbar, verfügt über Regeln sowie Ein- und Ausschlusskriterien und sendet bei Problemen detaillierte Berichte an den Administrator. Der gesamte Migrationsprozess wird umfassend protokolliert und in Form statistischer Berichte im Excel-Format sowie technischer Protokolle zur detaillierten Analyse bereitgestellt.

Die Migration sollte mit möglichst wenig Störungen für die Mitarbeitenden ablaufen. Nach Rücksprache mit dem UKB wurde beschlossen, die Mail- und Kalenderdaten in zwei Phasen zu migrieren: Phase 1 umfasste die E-Mails des letzten Jahres bis zum Umstellungsdatum im September, Phase 2 die verbleibenden E-Mails in das Exchange-Archiv.

Die Microsoft Consultants von H&G realisierten beim UKB erfolgreich den Aufbau einer modernen Exchange-On-Premise-Umgebung und erweiterten dabei dessen Kompetenzen im Umgang mit Microsoft-Groupware-Lösungen. Zunächst prüfte H&G zusammen mit dem UKB im Rahmen einer ganzheitlichen und fundierten Beratung die Machbarkeit einer Exchange-Umgebung. Auf Basis dieser Ergebnisse entwickelten sie ein Konzept für eine hochverfügbare, georedundante Exchange-Architektur und setzten dieses um: Sie installierten und testeten die neue Umgebung, banden die Exchange-Organisation nahtlos in den bestehenden Nachrichtenfluss über vorhandene MTA-Lösungen ein und realisierten ein durchdachtes Zugriffskonzept für stationäre wie auch mobile Endgeräte.

Während der Koexistenz-Phase von Notes und Exchange bereiteten H&G und BCC in enger Zusammenarbeit die in mehrere Batches unterteilte Migration vor und führten diese erfolgreich durch. Da ein Teil der UKB-Mitarbeitenden bereits in Exchange aktiv war, während andere noch Domino nutzten, entschied sich das UKB, zusätzlich das BCC Coexistence Gateway FreeBusy Tool einzusetzen, um Kalenderabfragen von beiden Plattformen aus zu ermöglichen.

Abschließend unterstützte H&G die interne IT des UKB intensiv beim Einstieg in die neuen Administrations- und Betriebsprozesse, um einen nachhaltigen und störungsfreien Betrieb der Exchange-Umgebung über das Projektende hinaus sicherzustellen.

ERGEBNISSE & MEHRWERT

Vollständig auf Exchange, bei voller Kontinuität der historischen Daten

Nach Abschluss des Projekts hat das UKB erfolgreich alle Domino-Mailserver entfernt, und die Benutzer arbeiten gerne mit der modernen Anwendung von Outlook mit Exchange in ihrem Bonner Rechenzentrum. Die Benutzer berichten, dass sie den Outlook-Client mit großem Erfolg nutzen, während sie weiterhin vollen Zugriff auf ihre alten E-Mails und Kalender haben, die zuvor in HCL Domino gespeichert waren.

„Die Migration von Domino Notes zu Exchange Outlook war eine unserer elementaren Aktivitäten, um die fortschreitende digitale Transformation des Universitätsklinikums Bonn zu ermöglichen. BCC hat uns mit ihrer MigrationEngine dabei geholfen, die Migration mit all unseren individuellen und detaillierten Anforderungen zu bewältigen.“

Dirk-Oliver Granath Head of IT Service Department, Universitätsklinikum Bonn 

Da die Migration mit einem so hohen Maß an Datenintegrität stattfand, ist die Outlook-Version früherer Domino-E-Mails identisch mit dem Aussehen in Notes, und alle historischen Daten bleiben vollständig zugänglich. Auch verschlüsselte Domino-Mails werden in Outlook als verschlüsselte PDF-Dateien angezeigt.

KUNDENPROFIL

Das UKB behandelt jährlich rund 500.000 Patienten, beschäftigt rund 9.200 Mitarbeitende und verfügt über ein Gesamtvermögen von 1,8 Milliarden Euro. Neben den 3.500 Medizin- und Zahnmedizin Studierenden werden jährlich 550 Menschen in zahlreichen Gesundheitsberufen ausgebildet. Das UKB belegt in der Focus-Klinikliste den ersten Platz unter den Universitätskliniken in NRW und hat den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschwere) Deutschlands. In den Jahren 2022 und 2023 zeichnete das F.A.Z.-Institut das UKB als Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber und Ausbildungs-Champion unter den öffentlichen Krankenhäusern in Deutschland aus.