Bewältigung des Microsoft Teams Sprawl: Strategien und Lösungen

Seit 2017 gewinnt der digitale Arbeitsplatz kontinuierlich an Bedeutung, ein Trend, den Gartner bestätigt hat. Doch einen außerordentlichen Aufschwung erlebte Microsoft Teams als Plattform für Zusammenarbeit während der Covid-19-Pandemie. Diese außergewöhnliche Zeit führte dazu, dass zahlreiche Büroangestellte auf das Arbeiten von zu Hause umstellten. Infolgedessen registrierte Microsoft einen bemerkenswerten Anstieg in der Nutzung seiner Teams-Kanäle um 200 Prozent, ein klares Zeichen für die sich wandelnde Arbeitswelt.
Der Wechsel von der Arbeit vor Ort zum Homeoffice förderte die Inklusivität, indem auch solchen Personen eine Stimme gegeben wurde, die sich in Meetings normalerweise nicht zu Wort melden würden, und steigerte die Arbeitsmenge außerhalb der Geschäftszeiten um bis zu 42 %. Für Unternehmen, die bereits Office/365 nutzten, war die Entscheidung, Teams einzusetzen, eine einfache und kostenneutrale Lösung. Großunternehmen wie Accenture, Toyota, Kohler, SAP und Ernst & Young erlebten durch die Nutzung von Teams in dieser Zeit einen Produktivitätsschub. Das Konzept der Zusammenarbeit und Videokonferenzen ist keine Neuheit. Andere Tools wie IBM Connections und Zoom existieren seit einigen Jahren, aber alle früheren Tools litten unter einem "Sprawl", bei dem Benutzer ihre eigenen, oft unverwalteten Freigabebereiche erstellen konnten. Unternehmen waren bestrebt, die Nutzung dieser Kollaborationsbereiche zu fördern, die in der Regel keinen Input von der IT-Abteilung erforderten. Laut einem Beitrag auf einer Microsoft-Website erstellen die Leute den Sprawl und geben dann der IT die Schuld, wenn sie die gewünschten Informationen/Dateien/Chats oder ähnliches nicht finden können. Der Umgang mit Sprawl ist kein neues Konzept. Wir können aus der Nutzung früherer Tools wie IBM Connections lernen, die auf ihre Weise ebenfalls ermöglichten, dass Endbenutzer Sprawl außerhalb der Kontrolle regulärer IT-Prozesse erstellen.

Was kann gegen den Teams Sprawl unternommen werden?

Ein Plan zur Bewältigung des Teams Sprawl sollte üblicherweise mindestens diese wichtigen Punkte umfassen:

1. Verantwortlichkeit festlegen: Stellen Sie sicher, dass Teams immer eine verantwortliche Person für ihre Existenz und Verwaltung haben. Zu oft werden Teams mit nur einem Eigentümer erstellt, und wenn dieser die Organisation verlässt, kann das Team "verwaist" sein, was bedeutet, dass niemand zugewiesen ist, um dieses Team und sein potentielles umfangreiches Unternehmenswissen zu verwalten. Das Identifizieren solcher "verwaisten" Teams ist kein einfacher Prozess, aber es gibt Tools, die helfen können. Mehr als nur einen Eigentümer für jedes Team durchzusetzen, ist eine weitere hilfreiche Richtlinie, um Waisen zu vermeiden.

2. Genehmigungsprozess einführen: Wo immer möglich, sollte ein Genehmigungsprozess für die Erstellung von Teams geschaffen werden. Dies soll die Erstellung von Teams nicht unterbinden, sondern sicherstellen, dass mindestens eine Person (vielleicht der Abteilungsleiter des Mitarbeiters) die Erstellung des Kollaborationsraums genehmigt. Diese Person kann auch Überprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass Richtlinien wie "zwei Eigentümer" eingehalten werden. Dies soll keine zusätzliche Belastung für die IT-Abteilung sein.

3. Namenskonventionen und Vorlagen nutzen: Um das Auffinden und Administrieren von Teams zu erleichtern, sollte eine Namenskonvention eingeführt werden. Dies ist besonders wichtig in einem großen Office-Mandanten. Mehrere "Mein erstes Team" oder "Mein Team Test 99" haben keinen Platz in einem Unternehmen. Es ist viel besser, eine Benennungsrichtlinie zu adoptieren, die zumindest das Land oder die Organisationseinheit (z.B. Abteilung) im Namen enthält. In Verbindung mit diesem Punkt steht die Möglichkeit, Vorlagen für Teams festzulegen. Solche Vorlagen können bereits alle Ressourcen enthalten, die das Team benötigt, und können Namensstandards durchsetzen. Dies vereinfacht auch die Arbeit mit bestimmten Teamtypen und macht sie leichter auffindbar.

4. Ablaufdaten für Teams festlegen: Standardmäßig geht Microsoft davon aus, dass der Eigentümer eines Teams bei dessen Erstellung weiß, wann das Team ablaufen sollte. Eine wesentlich bessere Methode ist die Verwendung eines Tools, das die Inaktivität in einem Team verfolgt und dann die Eigentümer informiert, dass über einen bestimmten Zeitraum (wie 1 oder 3 Monate) keine Aktivität stattgefunden hat, und es ermöglicht, ein Team zu archivieren oder zu löschen.

5. Teams sperren statt löschen: Anstatt Teams mit keiner Aktivität zu löschen, sollten Sie erwägen, ein Team zu sperren, damit Benutzer keinen Zugriff mehr haben, aber Unternehmensdaten erhalten bleiben und zu einem späteren Zeitpunkt entsperrt und zugänglich gemacht werden können. Dies kann auch bei E-Discovery-Anforderungen helfen, wenn der Nachweis benötigt wird, dass Daten über einen bestimmten Zeitraum nicht geändert wurden und auch für rechtliche Entdeckungen benötigt werden.

6. Teams einfacher auffindbar machen: Möglicherweise die einflussreichste Idee, um dem Teams Sprawl entgegenzuwirken, ist, bestehende Teams leichter auffindbar zu machen, was wahrscheinlich die Anzahl der doppelten Teams reduzieren wird. Obwohl die Suchfunktionen in Teams hervorragend sind, ist es bisher nicht möglich, Meta-Daten in einer Teamkonfiguration zu speichern. Beispielsweise könnte die Fähigkeit, ein Team als „Nur intern“ oder „Vertraulich“ zu kennzeichnen, bei der Sensibilität helfen. Ebenso können Meta-Daten wie „Finanzen“ oder „HR-Nutzung“ schnell den potenziellen Inhalt des Teams identifizieren. Daher ist die letzte Idee zur Bekämpfung des Teams Sprawl, Meta-Daten für Teams anzuwenden, um sie leichter auffindbar zu machen.

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