Gast User Management in Microsoft 365 mit BCC Affirmatic Self Services, Approval & Lifecycle Management

Mit Microsoft 365 haben Unternehmen erstmals eine integrierte Möglichkeit mit externen Business Partnern wie Kunden und/oder Lieferanten gemeinsam zusammen an Dokumenten in SharePoint und Teams zusammen zu arbeiten.

Diese sogenannten „Gastuser“ müssen dafür zu einem Microsoft 365-Tenant eingeladen werden, um auf Ressourcen wie Dateien, Teams oder SharePoint zugreifen zu können. Gastbenutzer haben eingeschränkte Berechtigungen im Vergleich zu internen Benutzern, können aber dennoch auf die für sie freigegebenen Ressourcen zugreifen.

Die Nutzung von Gastusern in M365 bietet für Unternehmen die folgenden Vorteile:

1. Zusammenarbeit mit externen Business Partnern: Gastbenutzer ermöglichen es Organisationen, sicher und effizient mit externen Partnern, Lieferanten oder Kunden zusammenzuarbeiten. Diese können Dokumente einsehen, bearbeiten und an Meetings teilnehmen, ohne Teil der Organisation zu sein.
   
   
2. Kosteneffizienz: Da Gastbenutzer keine vollständigen Lizenzen benötigen, können Organisationen Geld sparen, indem sie externe Benutzer einladen, anstatt ihnen vollständige Benutzerkonten zuzuweisen.
   
   
3. Sicherheitskontrollen: Gastbenutzer unterliegen spezifischen Sicherheitsrichtlinien, die sicherstellen, dass der Zugang auf das Nötigste beschränkt ist. Administratoren können kontrollieren, welche Ressourcen ein Gastbenutzer sehen und nutzen kann.
   
   
4. Einfache Verwaltung: Microsoft 365 bietet Tools zur einfachen Verwaltung von Gastbenutzern, einschließlich der Möglichkeit, Zugriffsrechte zu gewähren oder zu entziehen, wenn diese nicht mehr benötigt werden.
   
   
5. Integration mit Microsoft Teams und SharePoint: Gastbenutzer können problemlos an Teams-Meetings teilnehmen, Dateien in SharePoint anzeigen und bearbeiten sowie an Diskussionen und Projekten in Microsoft Teams teilnehmen, was die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg erheblich erleichtert.
   
   
6. Compliance und Governance: Die Aktivitäten von Gastbenutzern können überwacht und aufgezeichnet werden, was hilft, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Sicherheit zu gewährleisten.

Insgesamt bieten Gastbenutzer in M365 eine flexible und sichere Möglichkeit, externe Benutzer in die Arbeitsabläufe einer Organisation zu integrieren, ohne die Kontrolle über sensible Daten zu verlieren.

In der Praxis zeigt sich allerdings, dass die Verwaltung von Gastbenutzern in Microsoft 365 für viele Unternehmen eine enorme Herausforderung darstellt.

Das Admin Portal von Microsoft 365 ist auf den ersten Blick einfach gestaltet und bietet Standardfunktionen, um Gäste schnell einzuladen und deren Konten im Microsoft 365-Tenant verwalten können. Allerdings decken diese Standardfunktionen nicht die spezifischen Sicherheits- und Managementanforderungen ab, die Organisationen benötigen. Darüber hinaus ist die Administration der Gastbenutzer jenseits der Basisfunktionen komplex und erfordert viel manuellen Aufwand für die IT-Abteilung. Self Service Funktionen sind nicht vorhanden.

Hier bietet BCC Affirmatic mit seinen Modul für die Gast User Verwaltung mit automatisiertem Lifecycle Management, intelligentem Business Ownership, erweiterten Sicherheitsrichtlinien und einer granularen Zugriffssteuerung eine Lösung, welche die Anforderungen von Unternehmenskunden an Sicherheit, Compliance und Kosteneffizienz erfüllen.

Automatisiertes Benutzer-Lifecycle Management
Einer der größten Vorteile von BCC Affirmatic ist das automatisierte Management des gesamten Lifecycles von Gastbenutzern. Dies umfasst die automatische Deaktivierung von Gastkonten nach Ablauf bestimmter Fristen, was nicht nur die Sicherheit erhöht, sondern auch den Verwaltungsaufwand minimiert.

Klar definierte Verantwortlichkeiten
BCC Affirmatic stellt die Verantwortlichkeiten für Gastbenutzer sicher. Die Business-Ownership-Features definieren mehrere Eigentümer und stellen sicher, dass die Verantwortung für den Gast geteilt wird und somit verwaiste Objekte verhindert und die Governance verbessert werden.

Erweiterte Sicherheitsrichtlinien
Sicherheitsaspekte sind ein weiterer Bereich, in dem Affirmatic heraussticht. Die Möglichkeit, Multi-Faktor-Authentifizierung für Gäste zu erzwingen und detaillierte Auditlogs zu führen, sorgt dafür, dass die Zugriffe nicht nur sicher, sondern auch vollständig nachvollziehbar sind.

Granulare Zugriffssteuerung und Benutzerfreundlichkeit
Mit Affirmatic erhalten Administratoren die Möglichkeit, Zugriffsrechte für Gastbenutzer viel genauer zu steuern. Dies umfasst auch die Festlegung von zeitlich beschränkten Zugriffsrechten und die Nutzung von Genehmigungs-Workflows. Ein zentrales Dashboard macht die Verwaltung übersichtlich und effizient. Ein kontrollierter Self-Service befähigt die Mitarbeiter und hält gleichzeitig die Governance aufrecht.

Fazit
Für Unternehmen, die mehr Kontrolle und Sicherheit im Umgang mit Gastbenutzern in Microsoft 365 benötigen, ist BCC Affirmatic die ideale Lösung.

Es erweitert die Standardoptionen von Microsoft 365 um wichtige Funktionen, die nicht nur den Verwaltungsaufwand reduzieren, sondern auch die Sicherheit und Kontrolle erheblich verbessern.

BCC Affirmatic bietet damit einen klaren Mehrwert für Unternehmen, die eine flexible und dennoch sichere Lösung für das Guest User Management suchen.

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