Governance automatisieren. Oversharing verhindern. Benutzererfahrung in Microsoft 365 maximieren.

In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist eine wirksame Governance entscheidend für die Maximierung der Mitarbeitererfahrung bei gleichzeitiger Minimierung der Risiken. Mit der Zunahme von Remote- und Hybrid-Arbeitsplätzen sind Plattformen wie Microsoft 365 und Google Workspace zu einem zentralen Bestandteil der Unternehmensabläufe geworden. Eine schlechte Governance dieser digitalen Arbeitsplätze (DW) kann zu erheblichen Risiken führen. Hier ist eine Analyse der wichtigsten Risiken, Ansätze und Lösungen zur Verbesserung der Governance digitaler Arbeitsplätze.

Effektive Governance digitaler Arbeitsplätze ist eine Herausforderung

Fehlende Plattform-Rechte und ein Mangel an Verantwortlichkeit können zu unkontrolliertem Wachstum und inkonsistenten Praktiken führen. Ohne klare Verantwortlichkeiten wächst die Plattform unkontrolliert, was bedeutende Sicherheits- und Compliance-Risiken schafft. Schlechte Governance führt oft zu Nichteinhaltung rechtlicher und regulatorischer Standards, was Organisationen Datenschutzverletzungen und rechtlichen Sanktionen aussetzt.

Darüber hinaus kann eine schlechte Einführung digitaler Tools die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit verringern. Diese Ineffizienz wird durch steigende Speicher-, Anbieter- und Lizenzkosten weiter verschärft. Unkontrollierte Nutzung von Datenplattformen kann zu steigenden Kosten führen, ohne entsprechende Vorteile zu bieten.

Die unregulierte Entwicklung durch Nicht-IT-Mitarbeiter kann Sicherheitslücken und betriebliche Ineffizienzen mit sich bringen. Plattformen, die keinen geschäftlichen Mehrwert bieten, weisen darauf hin, dass die digitalen Tools nicht mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Ohne strategische Ausrichtung können diese Tools die Ziele des Unternehmens nicht wirksam unterstützen.

Schließlich gibt es oft den Versuch, Plattformen vollständig zu sperren. Angesichts der Risiken von Wildwuchs und Oversharing reagieren IT-Abteilungen häufig mit der Abschaltung wichtiger Kollaborationsfunktionen, was die potenziellen Vorteile dieser Plattformen beeinträchtigen kann.

Verbessern Sie die Mitarbeitererfahrung, ohne sie zu untergraben

1. Governance-Struktur etablieren
   Schaffen Sie einen klaren Governance-Rahmen mit definierten Rollen und Verantwortlichkeiten. Dazu gehört die Bildung von Ausschüssen für soziale und ethische Fragen, Nominierungen, Vergütung, Audit und Risiken sowie die Überwachung der Assets durch die Geschäftsführung.
   
   
2. Ausgewogenes Governance-Modell schaffen
   Widerstehen Sie der Versuchung, Plattformen vollständig zu sperren. Zu restriktive Maßnahmen können die Zusammenarbeit erschweren und Mitarbeiter dazu bringen, Schatten-IT-Lösungen zu verwenden, was die Risiken erhöht.
   
   
3. Digital Workplace Produktteam aufbauen
   Ernennen Sie einen Product Owner für den digitalen Arbeitsplatz, der für die Roadmap, das Risikomanagement und die Geschäftsbeziehungen verantwortlich ist. Diese Rolle gewährleistet eine ganzheitliche Sicht auf das digitale Ökosystem und stimmt es auf die Geschäftsanforderungen ab.
   
   
4. Iterativer Governance-Prozesse einführen
   Governance ist keine einmalige Einrichtung, sondern ein fortlaufender Prozess. Aktualisieren Sie regelmäßig die Richtlinien, verwalten Sie die Lizenzen und überwachen Sie die Sicherheitskontrollen, um sie an die sich ändernden Anforderungen und Bedrohungen anzupassen.

Lösungen zur Verbesserung Ihres digitalen Arbeitsplatzes

Eine zentralisierte Verwaltung sorgt für klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, verbessert das Risikomanagement, verbessert das Engagement der Unternehmen, stärkt die Beziehungen zu den Anbietern und reduziert die Kosten. Außerdem erhöht sie die Produktivität der Benutzer und die Akzeptanz digitaler Tools.

Tools von Drittanbietern wie BCC Affirmatic können die Workspace Governance verbessern. Diese Lösungen bieten Funktionen wie die Kontrolle über die Bereitstellung von Arbeitsbereichen, die Durchsetzung von Namenskonventionen und das automatische Management der Benutzer via Self Service.

Die Entwicklung von Communities of Practice zur Einbindung von Benutzern, zum Austausch bewährter Verfahren und zum Sammeln von Feedback ist unerlässlich. Dieser Ansatz erleichtert die bidirektionale Kommunikation zwischen der IT und den Geschäftsbereichen und stellt sicher, dass der digitale Arbeitsplatz den organisatorischen Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Die Implementierung einer mehrstufigen Datenschutzstrategie ist entscheidend. Dazu gehören Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlusten (DLP), bedingter Zugriff, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Audit-Protokollierung. Zusammengenommen schützen sie sensible Daten in verschiedenen Komponenten des digitalen Arbeitsplatzes wie SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams.

Die Schulung der Mitarbeiter über Governance-Richtlinien und die Bedeutung von Compliance-Regeln ist für einen dauerhaften Erfolg notwendig. Kontinuierliche Schulungen stellen sicher, dass die Benutzer über bewährte Verfahren und den Grundgedanken hinter den Governance-Maßnahmen informiert sind.

So setzen Sie effektive Governance mit BCC Affirmatic um

Effektive Governance des digitalen Arbeitsplatzes ist entscheidend für die Maximierung der Mitarbeitererfahrung und die Minimierung von Risiken. Durch die Einrichtung eines strukturierten Governance-Rahmens, die Einführung ausgewogener Richtlinien, die Nutzung Drittanbieter-Tools und die Förderung des Engagements der Benutzer können Unternehmen eine sichere, effiziente und kollaborative digitale Umgebung schaffen. Dies steigert nicht nur Produktivität und Compliance, sondern sorgt auch dafür, dass der digitale Arbeitsplatz einen echten geschäftlichen Nutzen bringt.

Diese Erkenntnisse haben uns darin bestärkt, eine ganzheitliche Microsoft 365 Governance- und Management-Lösung als native Teams-Anwendung anzubieten.

BCC Affirmatic ist Ihr zentraler Zugriffspunkt für alle Microsoft 365-Ressourcen und ermöglicht präzise Governance und das Management von Gastbenutzern als Self-Service. Das Tool ist flexibel einsetzbar und kann über SaaS-Hosting, in einer Private Cloud oder auf einer virtuellen Maschine bereitgestellt werden.

Microsoft 365 Gruppenverwaltung

• Microsoft 365 Group Management zur Steuerung des Zugriffs und der Sicherheit auf M365-Ressourcen, einschließlich Genehmigungsworkflows, automatisierter Prozesse und Ablaufdaten.

Self Service für Microsoft 365

• Delegieren Sie Team-Management-Aufgaben an den Helpdesk oder die Benutzer selbst über "Self Service Portals", ohne die Sicherheit zu gefährden.
• Unser vorlagengesteuerter Ansatz stellt sicher, dass jedes neue M365-Objekt in Übereinstimmung mit den erforderlichen Funktionen und Fähigkeiten des Unternehmens erstellt wird.

Verwaltung externer Benutzer in M365

• Einfache Anfrage für die Verwaltung externer Benutzerkonten und Genehmigungsworkflows, automatisierte Verarbeitung zur Erstellung von Azure AD-Konten.
• Benutzer zu Teams, Gruppen und/oder SharePoints hinzufügen.
• Überwachung von Ablaufdaten und Karenzzeiten zur Regelung des Lebenszyklus externer Nutzer.

Automatisierung von Verwaltungsabläufen​

• Erstellen Sie Standardlösungen für Ihre spezifischen Verwaltungsaufgaben.
• Automatisieren Sie manuelle Arbeitsabläufe mit benutzerdefinierten PowerShell-Skripten.
• Sichere und zentrale Ausführung benutzerdefinierter PowerShell-Skripte.

Sicherheit und Compliance

• Genaue Prüfpfade für Änderungen an elektronischen Systemen sind erforderlich.
• BCC Affirmatic bietet eine umfassende Protokollierung, die Ihnen eine vollständige Aufzeichnung aller administrativen Änderungen innerhalb der M365-Ressourcen ermöglicht.

Anpassbare Webschnittstelle

• Unsere anpassbare Weboberfläche ermöglicht Ihnen die Anpassung an Ihr Corporate Design und die Integration der M365-Verwaltung in Ihre bestehenden IT-Portale im Unternehmen.

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