BCC Mail Migration Engine

Die serverbasierte Ausführung der Migration Engine ermöglicht eine hoch automatisierte und performante Migration. Es werden keine umfangreichen Client Migration Workstations (Migration farms) benötigt und es sind keine technischen User IDs für die Zugriffe auf die sensitiven Mail Daten erforderlich.

Die Migration wird durch Profile und Zuweisung zu Gruppen und Usern flexibel konfiguriert: Wodurch die direkte Migration der produktiven Mails und eine unterschiedliche Verarbeitung der zu archivierenden Mails in Exchange oder Microsoft Office 365 ermöglicht wird.

High Performance Sync Migration” (ist serverbasiert,
Multithreading-fähig und konfigurierbar). Jeweils auf Basis
der verfügbaren Hardware und Software. Die Sync Migration
ermöglicht eine flexible zeitgesteuerte Vorabmigration
der zu einem Cut-Over Termin, wodurch ein Engpass durch
Datenstau vermieden wird. Die Migrationsdaten werden vor dem Übernehmen durch den IT-Support (Endbenutzer) überprüft und die Migrationszeit wird verkürzt.

Migration von folgenden Mail Notes-Elementen:

Mail Nachrichten: Benutzerpostfächer, Gruppen-Postfächer, Postfächer,Archive, Ressourcenpostfächer. Vorlagen als Entwurf, Entwürfe,Papierkorb, verwaiste Dokumente /(Dokumente, die nicht in einem Ordner enthalten sind) können in einen Standardordner migriert werden.

Gruppen-Postfächer: Meetings, Termine, Erinnerungen, Jahrestage, Serientermine als Exchange als Einzeltermine übertragen.Verschlüsselte Kalendereinträge: Setzen des “Privat” Flags in Exchange, Übernahme der Kategorien (inkl. farblicher Markierung). Verwaltung von Exchange-Postfachkategorien und Farbcodierung von migrierten Notes Kalendereinträgen. Nahtlose Migration von wiederkehrenden Ereignissen/wiederholte Termine. Sammelordner für nicht angezeigte Kalenderbenachrichtigungen (werden normalerweise im Posteingang unterdrückt) und verwaiste Dokumente (Notizen ohne Ordner). Bidirektionale Kalendersynchronisation während der Realisierung einer Koexistenzphase zur Bereitstellung von Frei/Gebucht-Informationen in Notes und Exchange/Exchange-Online.

Kontakte: Migration von persönlichen Adressbüchern.
To Do/Tasks, Kontakte in der Mail-Datenbank. Migration von
OutOfOffice, Einstellungen während der Migration von Notes nach Exchange. Die Übertragung erfolgt inklusive Profilbilder.

Ressourcen Datenbank: Übernahme aller Termine einer Ressourcenatenbank in eine vorhandene Exchange-Ressourcendatenbank.

Migration verschlüsselter Notes-Mails: Die Migration von Notes verschlüsselten E-Mails (PKI-verschlüsselt) stellt eine große Herausforderung für die E-Mail Migration nach Microsoft Exchange und Microsoft Office 365 da.

Die Migration wird in zwei Schritten ausgeführt:

1. Analyse: Die BCC Migration Engine ermöglicht die Analyse und übersichtliche Auswertung der pro User vorhandenen verschlüsselten E-Mails und kann alle verschlüsselten E-Mails dem Anwender zur Verfügung stellen. Des weiteren kann eine Anbindung der Migration Engine an die ID Vault herstellen, um E-Mails automatisch zu entschlüsseln.

2. Migration von verschlüsselten Daten: Die Migration der
verschlüsselten Notes Mails kann vom Server in verschiedenen
Varianten erfolgen. Einfache Entschlüsselung, Verschlüsselung mit S/MIME-Zertifikaten, Konvertierung in verschlüsselte PDF- und Notes-verschlüsselte Mail und Outlook-verschlüsselte Mails. Wenn die Migrationsengine während der erneuten Verschlüsselung im Zielsystem nach S/MIME einen Fehler identifiziert, dann findet eine automatische Fehlerkorrektur statt. Bei dieser Fehlerkorrektur findet dann eine Konvertierung der Mail in einen Plain text (Klartext) statt,um die Lesbarkeit der Mail zu gewährleisten.

Das MailProtect Coexistence Gateway unterstützt während
der Koexistenz-Phase den internen Notes E-Mail Versand von
Applikationen oder der noch nicht migrierten Notes Usern via IBM
Domino und Exchange User mit folgenden Leistungsmerkmalen:

• Konvertierung von Notes Formaten, wie Rich Text Sektionen und Tabellen.

• Konvertierung / Übernahme der Attachment Placeholder.

• Konvertierung Notes Doc Links.

• Regelbasierte intelligente Konvertierung der Notes E-Mail Adressen inkl. Notes Domänen in SMTP Adressen.

• Intelligente E-Mail Zustellung an Exchange User, die kein
  Personendokument im Domino Directory mehr haben.

MailProtect Coexistence Gateway kann auf die Verwendung von
weitergeleiteten Adressen im Domino Directory verzichten und
erlaubt damit auch den Betrieb von HCL Domino Anwendungen mit günstigeren HCL Domino Utility Server Lizenzen.

BCC Migration Engine ermöglicht eine hoch automatisierte Migration innerhalb von Microsoft Mail-Systemen: Exchange zu Exchange, Exchange zu Microsoft Office 365 und Microsoft Office 365 zu Microsoft Office 365-Mandanten.

Die Server-basierte Ausführung in Verbindung mit Migrationsprofilen ermöglichen eine flexible Planung von Benutzergruppen, Migrationszeiten und zu migrierende E-Mail- Daten. Regelbasierte Auswahl des zu migrierenden Inhaltes auf Basis verschiedener Selektionskriterien. Zu diesen Selektionskriterien gehören eine zeitbasierte Selektion und die Selektion nach Datentyp. Durch diese Vorgehensweise wird sichergestellt, dass alle Datentypen migriert
werden.

• Vollständig automatisierte Migration von Postfächern und Benutzern in die neu angelegten Verzeichnisse: Active Directory, Microsoft Office 365 oder in die neuen Microsoft Office 365-Mandanten ohne Auswirkungen auf den Benutzer.

• Start der Migration auf Basis eines Zeitplanes sowie Beendigung der Migration auf Basis von Erfolgskriterien.

• Die Query- oder Post Migration können automatisch ausgeführt werden. Dies beinhaltet auch E-Mails, Skripte oder die E-Mail Weiterleitung.

• Die BCC Sync Migration ermöglicht eine Hintergrundmigration bei der nur die neuesten Mails migriert werden. Zusätzlich erlaubt die Migration Engine einen einzelnen Migrationslauf oder eine phasenweise Synchronisation. Die nachfolgende Migration synchronisiert dann die Änderungen in dem neuen Postfach.

• Durchführung von Testmigrationen

• Integration mit dem BCC Self Service Portal: Die optionale Integration mit dem webbasierten BCC Self Service Portal ermöglicht dem Endbenutzer oder dem IT-Support die Migration selbstständig zu starten und zu steuern. Es sind keine direkten Zugriffsrechte auf die Quell- und Ziel Postfächer erforderlich. Benutzer können vor und nach der Migration per E-Mail über den Status der Migration benachrichtigt werden.

• Detaillierte Protokollierung und Berichterstellung der
  migrierten/synchronisierten Daten ermöglicht eine
  umfassende Bewertung und Kontrolle der migrierten Daten. Die Berichte können zur weiteren Analyse in eine MS Excel-Datei geschrieben werden.

• Datenbank- oder Text-basierte Protokollierung für die
  Integration mit Dritthersteller Lösungen und Schnittstellen.

• Public Folder Migration: Automatische Migration von
  öffentlichen Ordnern zu Exchange 2013, 2016 oder Microsoft Office 365 auf Basis von PowerShell-Technologien.

Das MailProtect Webmail Archive kann eine vollständige Konvertierung der Notes Mailbox in ein browserkompatibles Format vornehmen. Auf den Inhalt der Notes Mailbox kann lokal über den Browser, über Microsoft IIS oder beliebige Server zugegriffen werden.

• Serverbasierte Konvertierung von Notes Mailboxen. Verwendung von CSS Stylesheets bei der Konvertierung von E-Mails und Foldern.

• Zeitlich flexible Steuerung als OnTime Tasks oder regelmäßige Konvertierungsläufe.

• Profil basierte Auswahl der zu konvertierenden E-Mail-Dokumente: Selektion anhand von Zustellzeit, Datei-Typen, Absender, Empfänger usw. möglich.

• Optionaler Export von E-Mails als EML, Kalenderterminen als .ics und Kontakten als .vcf Dateien.

• Flexible Definition der Dateipfade.

• Zugriff über HTTP Server. Keine IBM Domino / Notes Server mehr erforderlich.

Das WebMail Archive ermöglicht eine Nutzung der Notes Mailbox im Browser. Das Browser Interface kann mit Hilfe von CSS Stylesheets mit dem Unternehmens Logo, Farben usw. versehen werden.

Das MailProtect WebMail Archiv bietet die folgenden Funktionalitäten:

• Suche nach Mails
• Weiterleitung von Mails
• Antworten auf Mails
• Ablösen von Dateianhängen
• Übernahme von Kalendereinträgen

Die Migration Engine ist als On-Premises und als Cloud -Lösung verfügbar. Beide Varianten werden als Basis und als Premium-Variante angeboten. Die Premium Variante beinhaltet die folgenden Funktionalitäten:

• Mail-, Kalender- und Migration der Kontakte

• Synchronisation der Daten während der Migration

• Alle verschlüsselten Mails- und
Kalendereinträge werden migriert

• Verschlüsselung der Daten in das
S/MIME-Format oder in das PDF-Format

• Die ID Vault oder eine kundenspezifische Quelle
kann für die Entschlüsselung genutzt werden.

Vorteile der BCC Mail Migration Engine:

“Sicherheit”:

Die Sicherheitsintegrität wird beibehalten

. Es erfolgt kein Zugriff durch das Personal auf die Mail-Daten

· Es findet keine Speicherung von Mail-Daten in einem Mail-
  Migrationsdienst der Lösung statt. Die Daten werden nur im
  Zielsystem gespeichert

· GDPR / DSGVO-konform

. Es sind keine Notes-Client-Migrationsfarmen mit technischen
Benutzer-IDs notwendig.

. Die Migration erfolgt von Server zu Server

. Die Migration verschlüsselter Mails und Kalendereinträgen ist
möglich

 “Geschwindigkeit”:

Schnellerer Cut-Over

.Die Migration kann mit einer kleinen Teilmenge von Mails
gestartet werden (z.B. die Mails der letzten 2 Wochen)
· Die Migration kann nach dem Cut-Over fortgesetzt werden.

Hohe Performance

.Automatisierter 24/7 (Stunden / Tagen) -Migrations- und
Synchronisierungsmechanismus

· Skalierbarkeit durch das Hinzufügen von zusätzlichen
Azure-Migrations-Engines.

“Flexibilität”:

Richtlinienbasierte Migrationseinstellungen für bestimmte Anforderungen von Benutzergruppen (VIP, Marketing, Vertrieb etc.)

· Der kontinuierliche Migrationsprozesse kann bereits Wochen vorher gestartet werden, ohne dass ein Zugriff durch den Benutzer erforderlich ist.

· Eliminierung von Performance-Problemen während des Migrationsverfahren

• Die Self-Service-Migration ermöglicht eine Delegierung der Migration innerhalb der Organisation.

“Nach der Migration”

Migration von 100% der E-Mails
· Migration einer Teilmenge in die produktive Microsoft Office 365-Umgebung

· Migration der übrigen Mails in das Microsoft Exchange online Archiv

· Durch die vollständige Migration kann der Domino Server heruntergefahren werden.

• Die Mail Migration Engine kann bei künftigen Mergers & Acquisitions sowie Spin-offs zur Migration verwendet werden.

· Migration von Microsoft Office 365-Mandanten zu anderen Microsoft Office365-Mandanten.

· Migration Microsoft Exchange nach Microsoft Office 365

· Migration IBM Notes nach Microsoft Office 365