Mail Management Solutions

Die Angriffe auf Messaging-Systeme und die Kosten für ihre Abwehr sind in den vergangenen Jahren stets gestiegen. Eine Änderung dieser Entwicklung ist nicht zu erwarten. Schutz der Infrastruktur vor Malware und effizientes Management der E-Mail-Flut ist keine Kür mehr, sondern ist zu einer Pflicht geworden. Auch die Notwendigkeit, gesetzliche Vorgaben (Compliance), wie Archivierung, Regulierung und Revisionsfähigkeit zu erfüllen, lässt Betriebskosten der Messaging Infrastruktur steigen. Dabei muss die Kommunikationseffizienz gesteigert werden um die hohen Anforderungen der modernen Geschäftswelt zu erfüllen.

MailProtect ist eine All-in-One Lösung für E-Mail-Management und Secure Messaging. Das Produkt besteht aus einem flexibel konfigurierbaren Regelwerk sowie verschiedenen Services zum Schutz der Messaging-Infrastruktur und der E-Mail-Kommunikation. Mit zentralen E-Mail-Policies automatisiert MailProtect das E-Mail-Management und entlastet die Administratoren. Sichere E-Mail-Kommunikation wird entweder mit klassischer PKI-basierter Verschlüsselungslösung SecureMail realisiert oder passwortbasiert mit der Instant Encryption Technologie.

Der Einsatz von MailProtect ermöglicht es, den Mail-Verkehr auf den Servern zu überwachen und dem Administrator Informationen und Eingriffsmöglichkeiten zu geben. Dies geschieht durch die Echtzeit-Prüfung der E-Mails anhand konfigurierbarer Regeln. Das Regelwerk besteht aus einer umfangreichen Sammlung bereits komplett vordefinierter Regeln für das E-Mail-Management (z.B. Intern/Extern, Domäne, Virenprüfergebnis uvm.). Zusätzlich können eigene Regeln erstellt und verwendet werden und entsprechend dem Ergebnis werden geprüfte E-Mails weitergeleitet oder ein „Mail-Service“ zum Auslösen bestimmter Aktionen aufgerufen (z.B. Mail Deny/Allow, Redirection, Compression uvm.).

Der Service bietet umfassende Funktionen für Vertretungsregelungen und zentrales Abwesenheitsmanagement. Es erlaubt eine regel- und zeitbasierte Umleitung von E-Mails zu jeweiligen Stellvertretern oder Mail-In-Boxen, automatische Generierung frei konfigurierbarer Antwort-E-Mails sowie Anbindung an interne Informationssysteme, wie Foconis oder Cosmos.

MailProtect erlaubt die Umsetzung von Compliance-Vorgaben durch automatische Signatur, gesetzkonforme Archivierung sowie Kategorisierung des gesamten E-Mail-Verkehrs. Es ermöglicht sowohl die Archivierung in Datenbanken als auch die Übergabe an Archivierungssysteme wie z.B. Centera. Mit der ArchiveBridge-Funktion ist die Anbindung an Enterprise-Content-Management-Systeme wie Windream, Saperion oder IBM CommonStore möglich.

Dateianhänge in E-Mails werden anhand vorgegebener Kriterien (z.B. Größe, Dateiformat, Anzahl der Empfänger) geprüft und gefiltert. Dateiformate werden über Endungen und mitgelieferte Datei-Signaturen identifiziert und die Dateien können auf Basis von definierbaren Regeln im ZIP-Format gepackt und entpackt werden.

Der Service kann vollautomatisch Zertifikate aus eingehenden E-Mails extrahieren oder via LDAP abrufen und der aufwändige Zertifikatsaustausch entfällt. Die erforderlichen privaten und öffentlichen Zertifikate werden in gesicherten Datenbanken zentral verwaltet. Bestehende PKI-Umgebungen oder Trustcenter können über das auftragsbasierende Zertifikatsmanagement von MailProtect einfach und schnell integriert werden.

Als ein alternatives Verfahren für Secure Messaging ohne Zertifikatsverwaltung liefert MailProtect eine passwortbasierte Verschlüsselungslösung. Dabei werden E-Mail-Text und Dokumenten-Anhänge in ausgehenden E-Mails serverseitig konvertiert und als verschlüsselte passwortgesicherte PDF-Datei mit ggf. eingebetteten Dateianhängen versendet. Das zum Lesen erforderliche Passwort wird automatisch zufällig generiert und separat übermittelt, z.B. per E-Mail als „Inline Image“, SMS oder Fax. Vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten sowie weitere Varianten, wie Verwendung von 256-Bit verschlüsselten ZIP-Archive, Archivierung Format PDF/A, oder mit Windows Compressed Folders kompatible DES 40-Bit Verschlüsselung, sind ebenfalls möglich.

MailProtect entschlüsselt eingehende E-Mails am Server und stellt diese an den internen Empfänger zu (Gateway-Funktion). Anwender können bei ausgehenden E-Mails die Verwendung der Verschlüsselung individuell steuern, ohne sich um die Konfiguration zu  kümmern. Zusätzlich können frei konfigurierbare automatische Regeln zentral festgelegt werden, z.B. zwingend bei bestimmten E-Mail-Inhalten oder bestimmten Empfänger-Domains. Die Gateway-Funktion ermöglicht es auch verschlüsselte E-Mails auf Viren oder andere Inhalte zu überprüfen sowie zu Prüfungszwecken zu archivieren.

Der Mail-Management-Service stellt eine Virusprüfung über verschiedene Virenscanner zur Verfügung. Neben dem mitgelieferten ClamAV werden die Scan-Engines von TrendMicro, McAfee, Symantec und Sophos nativ unterstützt und es können beliebige Commandline-Scanner eingesetzt werden. Die Scan-Optionen werden komfortabel in den Service-Dokumenten konfiguriert.

Neben der Definition einfacher Spamfilter auf Basis von Wortlisten, liefert MailProtect optional die Integration der führenden Anti-Spam-Technologie von IBM-ISS. Ein integriertes Reporting stellt dem Anwender in regelmäßigen Intervallen Spam-Reports mit einer Liste der geblockten E-Mails zu.